Administração de vagas e transferências realizadas em tempo real

Agilidade nos processos e atualização do quadro de vagas disponíveis nas escolas da rede em tempo real. Esses são os benefícios da informatização do Departamento de matrículas da Secretaria de Educação já está em funcionamento. Servidores que atuam diretamente no setor – tanto no prédio da Secretaria de Educação – Frei Memória, tanto no Polo de Educação, em Itaipava, passaram por uma capacitação sobre o novo sistema. Com a mudança, todos os procedimentos referentes a matricula serão feitos unicamente na Secretaria de Educação.

A atualização do controle de vagas de cada escola por turma já está sendo feita em tempo real através do sistema, ou seja, a Secretaria de Educação tem acesso ao número de alunos e de vagas ainda em aberto nas unidades escolares, o que permite fazer a matricula imediatamente após o pedido do pai ou responsável. O mesmo está valendo para os casos de transferências.

Todo o procedimento está sendo realizado através do sistema e-cidade. Os processos estão acelerados: antes da informatização, os pais precisavam pegar um encaminhamento na Secretaria de Educação para fazer a matricula na escola desejada e a matricula só era efetivada quando o documento era entregue na instituição. Com a informatização, os pais ou responsáveis comunicam na escola onde o aluno está matriculado que desejam fazer transferência, levam na Secretaria de Educação a declaração disponibilizada pela escola e no próprio Departamento de Matrículas é feita diretamente a inscrição do estudante na escola desejada, conforme a disponibilidade de vagas por turma.

Para garantir a implantação do sistema e pleno funcionamento, os funcionários que atuam diretamente no Departamento de Matriculas participaram de uma capacitação – quatro servidores atuam na Secretaria de Educação e dois ficam no Polo de Educação, em Itaipava.

“Como os dados são atualizados em tempo real, o Departamento de Matrículas não precisa mais esperar a devolutiva mensal da escola com o quadro de vagas disponíveis. O próprio sistema mostra quais vagas estão em aberto nas escolas. A movimentação na rede é automática, em tempo real o que possibilita que o responsável tenha, na hora do atendimento, a resposta sobre a matricula solicitada na unidade que ele deseja”, afirma Patricia Neves Moura, responsável pelo Departamento de Matrículas da Secretaria de Educação.

Além de uniformizar o serviço no Departamento de Matrículas, o sistema e-cidade auxilia a gestão administrativa das unidades escolares e mantem cadastro completo: endereço, bairro, corpo gestor, horário de funcionamento, número de estudantes. Com relação a Secretaria de Educação, o e-cidade auxilia no planejamento das ações administrativas e financeiras porque mantém o cadastro de todos os funcionários, levantamento por gráficos das escolas no que diz respeito a aproveitamento geral e por disciplina, frequência dos alunos, censo escolar e horário dos professores.